O Instituto de Informática da Segurança Social e a Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC) estão a trabalhar em conjunto para automatizar processos burocráticos que “roubam” tempo às empresas e aos contabilistas certificados. Além do novo ciclo contributivo, que Luís Farrajota diz ser a “maior disrupção de sistema”, um dos projetos em cima da mesa é o da automação do Relatório Único, a declaração obrigatória anual que junta toda a informação sobre a atividade social da empresa.

“Vamos ter de desmaterializar o Relatório Único. Temos de criar toda a automação possível”, afirmou o presidente do Instituto de Informática da Segurança Social, durante a habitual reunião que a Ordem liderada por Paula Franco realiza todas as semanas. De acordo com o responsável, a “Segurança Social receberá a informação via software, via criação de automação, via ligações de interoperabilidade, porque todo o processo como está montado implica muito trabalho manual e pouco valor acrescentado”.

Em causa está a declaração obrigatória que as entidades empregadoras com trabalhadores por conta de outrem em Portugal devem submeter ao Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social todos os anos. A entrega é feita exclusivamente de forma online.

"Vamos ter de desmaterializar o Relatório Único. Temos de criar toda a automação possível. A Segurança Social receberá a informação via software, via criação de automação, via ligações de interoperabilidade, porque todo o processo como está montado implica muito trabalho manual e pouco valor acrescentado.”

Este relatório, que é constituído por folha de rosto e seis anexos, inclui vários detalhes, desde informações mais básicas sobre a empresa e os seus trabalhadores, até questões mais específicas, como contratos de trabalho, acidentes de trabalho, formação profissional e outros elementos relevantes para a gestão de recursos humanos.

Novo ciclo contributivo é “maior disrupção do sistema”

Outro dos projetos em que o Instituto de Informática da Segurança Social e a OCC estão a colaborar é na simplificação do ciclo contributivo. A adesão das empresas deve acontecer até ao final deste ano, uma vez que se torna obrigatório a partir de janeiro de 2027.

“É a maior disrupção de sistema que a Segurança Social tem para com as entidades empregadoras ou para com os contabilistas certificados”, disse ainda Luís Farrajota, notando que é uma “mudança de paradigma” focada na “simplificação diária de quem opera com a Segurança Social em termos de automatizar o máximo possível e tirar aquela burocracia pesada”, deixando de pedir informação que o Estado já tem.

O presidente do Instituto de Informática da Segurança Social reconheceu ainda os atrasos que existiram a nível do desenvolvimento dos softwares. “Gostávamos de já estar a testar isto”, disse, apontando para os primeiros testes “nas próximas semanas”.

A OCC tem alertado por várias vezes para o facto de os softwares ainda não estarem preparados para o novo ciclo contributivo que consiste na apresentação automática da obrigação contributiva pela Segurança Social, na confirmação, alteração ou comunicação de novos valores pela entidade empregadora e no respetivo pagamento da obrigação contributiva.

Nesse sentido, antes de aderirem ao novo ciclo – a adesão passou a ser livre – é preciso que as empresas garantam que cumprem todas as condições antes de o fazerem. “Os softwares já têm de estar a permitir essa passagem para o novo ciclo. Acredito que ainda existam muitos softwares que ainda estão a desenvolver estas funcionalidades. Até lá, se o software do contabilista não estiver [preparado] é melhor não aderir porque depois não têm os sistemas para fazer o trabalho”, disse Paula Franco, bastonária da OCC.

Além disso, é preciso verificar que todos os trabalhadores estão na Segurança Social e garantir que a empresa não tem trabalhadores fora da empresa que não foram cessados. É ainda necessário que as empresas tenham os vínculos dos trabalhadores ajustados e a remuneração atualizada.

No início de maio, mais de 92 mil empresas já tinham transitado para o novo sistema de apuramento automático de remunerações e contribuições, no âmbito da simplificação do ciclo contributivo, segundo informação disponibilizada pelo Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social à Lusa.

A Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC) obteve lucros de 813 mil euros nos primeiros nove meses deste ano, o que representa um aumento de 49,3% em comparação com o resultado líquido alcançado entre janeiro e setembro de 2025. Este crescimento é justificado pela subida do valor das quotas, devido ao maior número de membros inscritos, e por uma forte participação na formação eventual.

O relatório intercalar divulgado pela Ordem liderada por Paula Franco mostra ainda que os lucros obtidos até setembro ficam 52,9% acima do valor orçamentado para 2026, num período em que os rendimentos da OCC entre janeiro e setembro apresentaram um valor de 21,35 milhões de euros, mais 11,3% em relação ao período homólogo de 2025.

Este aumento é “justificado sobretudo devido ao aumento das quotizações, da formação eventual [realizada em julho sobre o pacote da habitação, novo ciclo contributivo e cibersegurança], mas também dos serviços de informática do TOConline e ao aumento dos trabalhos para a própria entidade no âmbito do projeto de desenvolvimento informático de novas ferramentas TOConline, email profissional, Pasta CC, Portal do Membro e da plataforma de gestão de eventos”, pode ler-se no documento.

A Ordem recebeu 9,4 milhões de euros de quotas dos seus membros, mais 7,3% do que o valor recebido em período homólogo de 2025. A previsão é que o valor arrecadado em quotas cresça 738.972 euros (6,3%) este ano. A OCC relembra também que o seu pagamento “é uma obrigação estatutária e um fator fundamental para que a Ordem continue a desenvolver as suas atividades e apoio a todos os seus membros”. Por outro lado, as dívidas dos membros aumentaram 2,2% para quase 2,2 milhões de euros.

Mais 1.500 novos membros inscritos

O mesmo relatório revela ainda que foram recebidas 2.945 candidaturas no período de 1 de janeiro a 30 de setembro de 2026, tendo sido admitidos 1.502 novos membros, mais 36 reinscrições. Isto depois de terem sido admitidos 2.113 membros em 2024 e mais 4.184 no ano passado. Um aumento que se registou depois de se ter alterado a lei-quadro das ordens profissionais e, consequentemente, o estatuto da OCC, reformulando e simplificando as regras de acesso à profissão.

“Estes resultados refletem, por um lado, a confiança depositada na Ordem e, por outro, o prestígio crescente da profissão, hoje reconhecida como uma carreira sólida, valorizada e socialmente relevante”, refere a OCC, notando que a “elevada procura associada ao novo modelo de acesso contribui igualmente para o rejuvenescimento da classe e para a sustentabilidade futura da profissão, reafirmando o papel central do contabilista certificado na vida económica e institucional do país, sem prejuízo da exigência, do rigor técnico e da qualificação dos futuros profissionais”.

Os dados mais recentes, divulgados durante o 8.º Congresso da OCC, que se realizou em setembro, mostraram que apenas 15% dos profissionais têm menos de 40 anos, sendo que 57% têm 50 anos ou mais.

OCC aposta na IA, mas mantém proximidade

O rejuvenescimento da classe é necessário numa altura em que o foco está virado para as novas tecnologias, nomeadamente no apoio que é prestado aos profissionais. De acordo com a OCC, “mantém-se a aposta no desenvolvimento de uma ferramenta de inteligência artificial que permita aos consultores e aos contabilistas certificados aceder a respostas técnicas fundamentadas exclusivamente nos dados e na informação disponibilizados pela OCC, contribuindo para uma maior eficiência, rapidez e consistência no apoio técnico prestado aos membros”.

Apesar disso, a Ordem liderada por Paula Franco continua a privilegiar a proximidade. O relatório mostra que o atendimento presencial apresentou um crescimento de 18,7%, passando de 251 para 298 atendimentos, “o que demonstra a importância da proximidade e do contacto direto com os membros da Ordem”.

Por outro lado, o atendimento telefónico registou 7.401 contactos, face aos 9.017 verificados no período homólogo de 2025, correspondendo a uma diminuição de 17,9%. Também as questões escritas respondidas apresentaram uma redução de 6,7%, passando de 5.797 para 5.409 respostas.

Quatro portugueses e a vontade de desenvolver uma solução que facilitasse o trabalho dos contabilistas certificados. Foi esta a receita para a criação do Kangaroo Files. Uma startup que, mais do que um arquivo digital legal, usa a inteligência artificial (IA) para ler as faturas linha a linha, sejam elas carregadas diretamente na plataforma ou enviadas por Whatsapp, preparando o seu lançamento e libertando estes profissionais de tarefas rotineiras que retiram tempo para exercerem a sua verdadeira função: serem parceiros estratégicos das empresas.

Foi há três anos que o Kangaroo Files foi criado. No início, o objetivo era resolver um problema de comunicação. “Os contabilistas trabalhavam muito e os clientes achavam que só mexiam em papeis, tratavam das faturas, e não percebiam porque é que a avença era tão elevada”, começa por explicar ao EContas Leonardo Domingues, CEO da startup e também um dos quatro fundadores: dois formados em Finanças pela Universidade Politécnica do Cávado e do Ave (UPCA) e dois em Ciências pela Universidade do Minho.

“Resolvemos atacar esse problema com a criação de uma área de cliente onde os clientes podiam disponibilizar a documentação diretamente para o contabilista, poupando telefonemas e emails, e o contabilista ao longo do ano vai preenchendo a área de cliente com o que anda a fazer. O cliente acaba por ver em tempo real o trabalho que o contabilista está a fazer. Desenvolvemos isto e tivemos um enorme sucesso. Tínhamos clientes em Lisboa, Porto, Algarve, Évora”, continua o responsável. Acabaram por ir mais longe.

“A área de cliente trata de toda a documentação da empresa que não é faturação. Mas depois existe na lei portuguesa o arquivo digital legal para as faturas que permite desmaterializá-las. E pensámos: a IA está cá para ajudar neste tipo de situações. Acabámos por desenvolver um arquivo digital legal em que a IA ajuda a extrair informação dos documentos e com essa informação começámos a automatizar processos da contabilidade”, detalha Leonardo Domingues. Este é o produto atual desta empresa que tem os contabilistas certificados como clientes e que, por sua vez, a incorporam nas empresas com que trabalham.

Existe na lei portuguesa o arquivo digital legal para as faturas que permite desmaterializá-las. E pensámos: a IA está cá para ajudar neste tipo de situações. Acabámos por desenvolver um arquivo digital legal em que a IA ajuda a extrair informação dos documentos e com essa informação começámos a automatizar processos da contabilidade.

Do contabilista para as empresas

“O contabilista tem a sua carteira de clientes e começa a instalar a solução dentro do gabinete. Aquele processo de digitalização de cada cliente é feito dependendo do ritmo que o contabilista quiser e da vontade de digitalização de cada um dos clientes”, diz o CEO do Kangaroo Files, revelando que alguns destes profissionais têm carteiras com mais de 1.000 clientes.

De acordo com o responsável, o que difere esta solução de outras no mercado é o facto de a IA ajudar a ler as faturas linha a linha, classificando automaticamente cada uma das despesas. Quando há dúvidas, recorre sempre ao contabilista certificado, aprendendo e evoluindo de acordo com as suas indicações.

“Um contabilista quando está a fazer um lançamento contabilístico está – simplificando – a pegar numa despesa e a classificá-la. A forma como a maior parte dos softwares de contabilidade funciona é que permitem dizer assim: tudo o que vier deste fornecedor vamos assumir uma classificação. Por exemplo, somos um restaurante. Vou assumir que tudo o que vem da Makro é matéria-prima. Já dá uma ajuda aos contabilistas porque 99% das faturas da Makro vão ser matéria-prima. Onde perdem tempo é com a possibilidade de uma dessas faturas ter lá, por exemplo, um forno ou uma panela. Se em mil faturas pode haver uma que tenha um forno, os contabilistas vão ter de ver as mil”, refere.

Onde é que esta solução entra? “Ao ler linha a linha e ter uma IA que percebe a atividade da empresa, vai avisar o contabilista. O contabilista chega ao programa, vê 999 faturas a verde e uma amarela. Só tem de ir ver essa e poupa tempo. Além de termos a IA a avisar, também sugere uma classificação”, continua Leonardo Domingues.

Esta plataforma, que tem um fee mensal de 59,90 euros a que se soma um valor adicional por cada cliente dependendo do número de documentos que passa pelo programa, permite ainda tirar uma fotografia às faturas e enviar diretamente por Whatsapp. De acordo com o responsável, “há um número de telefone do Kangaroo. Os empresários tiram uma fotografia à fatura e enviam para o Kangaroo como se fosse uma mensagem. Vai diretamente para o programa, que identifica a informação da fatura, extrai a documentação toda, prepara o lançamento e o contabilista chega lá e já tem o documento e o lançamento prontos. Basta clicar para aprovar. Os empresários conseguem usar a plataforma sem terem de entrar nela”.

Ao ler linha a linha e ter uma IA que percebe a atividade da empresa, vai avisar o contabilista. O contabilista chega ao programa, vê 999 faturas a verde e uma amarela. Só tem de ir ver essa e poupa tempo. Além de termos a IA a avisar, também sugere uma classificação.

Crescer para alcançar até 1.500 empresas

A maior procura de novos clientes por esta solução, bem como a integração gradual de clientes já existentes, está a fazer com que a startup esteja a dar passos para desenvolver o software, aumentando a sua capacidade para analisar mais documentos. “Estamos a preparar-nos informaticamente para quando chegar a dezembro termos cerca de 250 mil documentos por mês a passar pela IA. Atualmente, diria que estamos com 100 mil documentos por mês”, detalha Leonardo Domingues.

Esta evolução acontece numa altura em que o “Kangaroo já é utilizado por gabinetes de contabilidade no tratamento da documentação de mais de 600 empresas” e tem como objetivo “alcançar as 1.000 a 1.500 empresas até ao final do ano”, com o CEO a apontar mais para o topo do intervalo. “A maior parte das empresas já reconhece que não devia ser a norma guardar capas, tanto do lado do contabilista como do lado dos empresários”, realça, notando também uma maior abertura por parte dos contabilistas certificados para adotar este tipo de solução criada tendo em conta os riscos associados à utilização das novas tecnologias.

O Kangaroo já é utilizado por gabinetes de contabilidade no tratamento da documentação de mais de 600 empresas e temos como objetivo alcançar as 1.000 a 1.500 empresas até ao final do ano.

“A IA é sempre utilizada dentro de uma estrutura de revisão. Vai ser tudo feito de forma determinística e a IA vai rever e dar a sua opinião e chamar, ou não, a atenção ao contabilista. Não podemos dar-nos ao luxo de termos um falso positivo, que é dizer que está tudo bem e não está. Temos de criar um equilíbrio entre a natureza probabilística da IA e um sistema determinístico. E conseguimos esse equilíbrio”, garante, revelando que é também com a ajuda das novas tecnologias que estão a desenvolver um software para as empresas que recebe faturas, extrai as informações e coloca-as no programa de faturação.

“As empresas também sentem necessidade de reduzir o trabalho manual no que se refere a colocar as faturas dentro do software. É um trabalho manual que ainda se faz e nós estamos na posição para o automatizar”, conclui.

Os empresários já conseguem consultar vários documentos oficiais através da Carteira Digital da Empresa, uma ferramenta desenvolvida pelo Governo para eliminar burocracias. Falta, porém, ainda dar um passo que Paula Franco, bastonária da Ordem dos Contabilistas Certificados, considera ser urgente: criar a opção de consentimento para que outros profissionais, nomeadamente os contabilistas certificados, possam aceder a estes documentos.

“A carteira digital é um princípio importantíssimo que vai andar ao lado do Contabilista 3.0, que é a centralização dos dados das empresas”, diz Paula Franco, em entrevista ao ECO/EContas. Uma ferramenta integrada na reforma do Estado levada a cabo pelo ministro da tutela, Gonçalo Matias.

Mas “falta ainda ir mais além” e “criar a opção de consentimento para os empresários, para “permitir que os profissionais que estão a trabalhar na empresa ou em conjunto com a empresa possam também corresponder àquilo que lhes é exigido, precisamente na mesma centralização de documentos”, atirou a responsável.

Para a bastonária da OCC, “é urgente” dar este passo para que funcionários da empresa, advogados ou os contabilistas certificados possam aceder aos mesmos documentos que já podem ser consultados nesta plataforma que a responsável diz ainda ser desconhecida para muitos empresários.

"O que é que eu acho que ainda falta na carteira digital e que é muito importante? Para além de associar muitos outros documentos e muitas outras interligações desta interoperabilidade que está a ser feita, é criar a opção de consentimento para os empresários.”

“A carteira digital é um passo muitíssimo importante”, mas a “maior parte dos empresários não a conhece”, refere, notando que “muitos de nós já temos a aplicação do ID.gov que acedemos com a nossa chave móvel digital, onde já acedemos ao nosso cartão de cidadão e à carta de condição, e hoje já podemos associar, por exemplo, os cartões das ordens e muitos outros cartões”.

“Mas o que muitos empresários não sabem é que podem naquela mesma aplicação associar empresas nas quais estão como gerentes ou administradores e passam a ter acesso a uma série de documentação da empresa”, diz a bastonária da OCC, naquele que é um esforço de centralização de dados das empresas.

A Carteira Digital da Empresa começou a funcionar em janeiro com quatro documentos: o Cartão de Empresa, o Registo Central do Beneficiário Efetivo, o Documento de Não Dívida à Segurança Social e a Situação Tributária.

Desde então, a plataforma tem vindo a ser alargada a novos documentos e funcionalidades, passando a incluir a Certidão de Não Dívida, o cartão para Empresários em Nome Individual (ENI), a Certificação PME, os contratos das empresas com o Estado e alertas relativos à Segurança Social, impostos e concursos públicos. Mais recentemente foram adicionadas outros documentos, nomeadamente o Registo Nacional de Alojamento Local ou as apólices de seguro automóvel.

Como adiantou o ECO, em setembro, estão registadas na plataforma cerca de 15 mil empresas, que têm associados aproximadamente 60 mil documento. As novas funcionalidades têm vindo a ser comunicadas pela Agência para a Reforma Tecnológica do Estado (ARTE) através dos seus canais nas redes sociais.

O Governo chegou a admitir, no início do ano, a possibilidade de cobrar por funcionalidades mais avançadas da Carteira Digital da Empresa, mas acabou por mudar a estratégia e não introduzir, para já, custos associados ao serviço.

Na entrevista ao ECO/EContas, Paula Franco diz ainda ser “muito defensora das políticas do ministro Adjunto e da Reforma do Estado, Gonçalo Matias”, esperando que “tenham muito sucesso a nível da interoperabilidade, da questão do uma só vez, porque tudo isto é que prejudica imenso o país no seu crescimento, do lado das empresas e do lado do Estado”.

Um esforço de simplificação administrativa e fiscal que a bastonária teme que esbarre nos “pequenos poderes”, nomeadamente da Autoridade Tributária. “Neste momento, naquilo que lidamos mais diretamente, os pequenos poderes da Autoridade Tributária estão a impactar muito nas empresas e na complexidade”, refere, acusando o Fisco de ser “muitíssimo pouco humilde”.

“Mesmo a relação que tem muitas vezes com a Ordem. Temos uma boa relação nalguns pontos e noutra uma relação inexistente, precisamente quando entendem que o caminho é aquele e não querem ouvir ninguém”, conclui.