Quatro portugueses e a vontade de desenvolver uma solução que facilitasse o trabalho dos contabilistas certificados. Foi esta a receita para a criação do Kangaroo Files. Uma startup que, mais do que um arquivo digital legal, usa a inteligência artificial (IA) para ler as faturas linha a linha, sejam elas carregadas diretamente na plataforma ou enviadas por Whatsapp, preparando o seu lançamento e libertando estes profissionais de tarefas rotineiras que retiram tempo para exercerem a sua verdadeira função: serem parceiros estratégicos das empresas.

Foi há três anos que o Kangaroo Files foi criado. No início, o objetivo era resolver um problema de comunicação. “Os contabilistas trabalhavam muito e os clientes achavam que só mexiam em papeis, tratavam das faturas, e não percebiam porque é que a avença era tão elevada”, começa por explicar ao EContas Leonardo Domingues, CEO da startup e também um dos quatro fundadores: dois formados em Finanças pela Universidade Politécnica do Cávado e do Ave (UPCA) e dois em Ciências pela Universidade do Minho.

“Resolvemos atacar esse problema com a criação de uma área de cliente onde os clientes podiam disponibilizar a documentação diretamente para o contabilista, poupando telefonemas e emails, e o contabilista ao longo do ano vai preenchendo a área de cliente com o que anda a fazer. O cliente acaba por ver em tempo real o trabalho que o contabilista está a fazer. Desenvolvemos isto e tivemos um enorme sucesso. Tínhamos clientes em Lisboa, Porto, Algarve, Évora”, continua o responsável. Acabaram por ir mais longe.

“A área de cliente trata de toda a documentação da empresa que não é faturação. Mas depois existe na lei portuguesa o arquivo digital legal para as faturas que permite desmaterializá-las. E pensámos: a IA está cá para ajudar neste tipo de situações. Acabámos por desenvolver um arquivo digital legal em que a IA ajuda a extrair informação dos documentos e com essa informação começámos a automatizar processos da contabilidade”, detalha Leonardo Domingues. Este é o produto atual desta empresa que tem os contabilistas certificados como clientes e que, por sua vez, a incorporam nas empresas com que trabalham.

Existe na lei portuguesa o arquivo digital legal para as faturas que permite desmaterializá-las. E pensámos: a IA está cá para ajudar neste tipo de situações. Acabámos por desenvolver um arquivo digital legal em que a IA ajuda a extrair informação dos documentos e com essa informação começámos a automatizar processos da contabilidade.

Do contabilista para as empresas

“O contabilista tem a sua carteira de clientes e começa a instalar a solução dentro do gabinete. Aquele processo de digitalização de cada cliente é feito dependendo do ritmo que o contabilista quiser e da vontade de digitalização de cada um dos clientes”, diz o CEO do Kangaroo Files, revelando que alguns destes profissionais têm carteiras com mais de 1.000 clientes.

De acordo com o responsável, o que difere esta solução de outras no mercado é o facto de a IA ajudar a ler as faturas linha a linha, classificando automaticamente cada uma das despesas. Quando há dúvidas, recorre sempre ao contabilista certificado, aprendendo e evoluindo de acordo com as suas indicações.

“Um contabilista quando está a fazer um lançamento contabilístico está – simplificando – a pegar numa despesa e a classificá-la. A forma como a maior parte dos softwares de contabilidade funciona é que permitem dizer assim: tudo o que vier deste fornecedor vamos assumir uma classificação. Por exemplo, somos um restaurante. Vou assumir que tudo o que vem da Makro é matéria-prima. Já dá uma ajuda aos contabilistas porque 99% das faturas da Makro vão ser matéria-prima. Onde perdem tempo é com a possibilidade de uma dessas faturas ter lá, por exemplo, um forno ou uma panela. Se em mil faturas pode haver uma que tenha um forno, os contabilistas vão ter de ver as mil”, refere.

Onde é que esta solução entra? “Ao ler linha a linha e ter uma IA que percebe a atividade da empresa, vai avisar o contabilista. O contabilista chega ao programa, vê 999 faturas a verde e uma amarela. Só tem de ir ver essa e poupa tempo. Além de termos a IA a avisar, também sugere uma classificação”, continua Leonardo Domingues.

Esta plataforma, que tem um fee mensal de 59,90 euros a que se soma um valor adicional por cada cliente dependendo do número de documentos que passa pelo programa, permite ainda tirar uma fotografia às faturas e enviar diretamente por Whatsapp. De acordo com o responsável, “há um número de telefone do Kangaroo. Os empresários tiram uma fotografia à fatura e enviam para o Kangaroo como se fosse uma mensagem. Vai diretamente para o programa, que identifica a informação da fatura, extrai a documentação toda, prepara o lançamento e o contabilista chega lá e já tem o documento e o lançamento prontos. Basta clicar para aprovar. Os empresários conseguem usar a plataforma sem terem de entrar nela”.

Ao ler linha a linha e ter uma IA que percebe a atividade da empresa, vai avisar o contabilista. O contabilista chega ao programa, vê 999 faturas a verde e uma amarela. Só tem de ir ver essa e poupa tempo. Além de termos a IA a avisar, também sugere uma classificação.

Crescer para alcançar até 1.500 empresas

A maior procura de novos clientes por esta solução, bem como a integração gradual de clientes já existentes, está a fazer com que a startup esteja a dar passos para desenvolver o software, aumentando a sua capacidade para analisar mais documentos. “Estamos a preparar-nos informaticamente para quando chegar a dezembro termos cerca de 250 mil documentos por mês a passar pela IA. Atualmente, diria que estamos com 100 mil documentos por mês”, detalha Leonardo Domingues.

Esta evolução acontece numa altura em que o “Kangaroo já é utilizado por gabinetes de contabilidade no tratamento da documentação de mais de 600 empresas” e tem como objetivo “alcançar as 1.000 a 1.500 empresas até ao final do ano”, com o CEO a apontar mais para o topo do intervalo. “A maior parte das empresas já reconhece que não devia ser a norma guardar capas, tanto do lado do contabilista como do lado dos empresários”, realça, notando também uma maior abertura por parte dos contabilistas certificados para adotar este tipo de solução criada tendo em conta os riscos associados à utilização das novas tecnologias.

O Kangaroo já é utilizado por gabinetes de contabilidade no tratamento da documentação de mais de 600 empresas e temos como objetivo alcançar as 1.000 a 1.500 empresas até ao final do ano.

“A IA é sempre utilizada dentro de uma estrutura de revisão. Vai ser tudo feito de forma determinística e a IA vai rever e dar a sua opinião e chamar, ou não, a atenção ao contabilista. Não podemos dar-nos ao luxo de termos um falso positivo, que é dizer que está tudo bem e não está. Temos de criar um equilíbrio entre a natureza probabilística da IA e um sistema determinístico. E conseguimos esse equilíbrio”, garante, revelando que é também com a ajuda das novas tecnologias que estão a desenvolver um software para as empresas que recebe faturas, extrai as informações e coloca-as no programa de faturação.

“As empresas também sentem necessidade de reduzir o trabalho manual no que se refere a colocar as faturas dentro do software. É um trabalho manual que ainda se faz e nós estamos na posição para o automatizar”, conclui.

Os empresários já conseguem consultar vários documentos oficiais através da Carteira Digital da Empresa, uma ferramenta desenvolvida pelo Governo para eliminar burocracias. Falta, porém, ainda dar um passo que Paula Franco, bastonária da Ordem dos Contabilistas Certificados, considera ser urgente: criar a opção de consentimento para que outros profissionais, nomeadamente os contabilistas certificados, possam aceder a estes documentos.

“A carteira digital é um princípio importantíssimo que vai andar ao lado do Contabilista 3.0, que é a centralização dos dados das empresas”, diz Paula Franco, em entrevista ao ECO/EContas. Uma ferramenta integrada na reforma do Estado levada a cabo pelo ministro da tutela, Gonçalo Matias.

Mas “falta ainda ir mais além” e “criar a opção de consentimento para os empresários, para “permitir que os profissionais que estão a trabalhar na empresa ou em conjunto com a empresa possam também corresponder àquilo que lhes é exigido, precisamente na mesma centralização de documentos”, atirou a responsável.

Para a bastonária da OCC, “é urgente” dar este passo para que funcionários da empresa, advogados ou os contabilistas certificados possam aceder aos mesmos documentos que já podem ser consultados nesta plataforma que a responsável diz ainda ser desconhecida para muitos empresários.

"O que é que eu acho que ainda falta na carteira digital e que é muito importante? Para além de associar muitos outros documentos e muitas outras interligações desta interoperabilidade que está a ser feita, é criar a opção de consentimento para os empresários.”

“A carteira digital é um passo muitíssimo importante”, mas a “maior parte dos empresários não a conhece”, refere, notando que “muitos de nós já temos a aplicação do ID.gov que acedemos com a nossa chave móvel digital, onde já acedemos ao nosso cartão de cidadão e à carta de condição, e hoje já podemos associar, por exemplo, os cartões das ordens e muitos outros cartões”.

“Mas o que muitos empresários não sabem é que podem naquela mesma aplicação associar empresas nas quais estão como gerentes ou administradores e passam a ter acesso a uma série de documentação da empresa”, diz a bastonária da OCC, naquele que é um esforço de centralização de dados das empresas.

A Carteira Digital da Empresa começou a funcionar em janeiro com quatro documentos: o Cartão de Empresa, o Registo Central do Beneficiário Efetivo, o Documento de Não Dívida à Segurança Social e a Situação Tributária.

Desde então, a plataforma tem vindo a ser alargada a novos documentos e funcionalidades, passando a incluir a Certidão de Não Dívida, o cartão para Empresários em Nome Individual (ENI), a Certificação PME, os contratos das empresas com o Estado e alertas relativos à Segurança Social, impostos e concursos públicos. Mais recentemente foram adicionadas outros documentos, nomeadamente o Registo Nacional de Alojamento Local ou as apólices de seguro automóvel.

Como adiantou o ECO, em setembro, estão registadas na plataforma cerca de 15 mil empresas, que têm associados aproximadamente 60 mil documento. As novas funcionalidades têm vindo a ser comunicadas pela Agência para a Reforma Tecnológica do Estado (ARTE) através dos seus canais nas redes sociais.

O Governo chegou a admitir, no início do ano, a possibilidade de cobrar por funcionalidades mais avançadas da Carteira Digital da Empresa, mas acabou por mudar a estratégia e não introduzir, para já, custos associados ao serviço.

Na entrevista ao ECO/EContas, Paula Franco diz ainda ser “muito defensora das políticas do ministro Adjunto e da Reforma do Estado, Gonçalo Matias”, esperando que “tenham muito sucesso a nível da interoperabilidade, da questão do uma só vez, porque tudo isto é que prejudica imenso o país no seu crescimento, do lado das empresas e do lado do Estado”.

Um esforço de simplificação administrativa e fiscal que a bastonária teme que esbarre nos “pequenos poderes”, nomeadamente da Autoridade Tributária. “Neste momento, naquilo que lidamos mais diretamente, os pequenos poderes da Autoridade Tributária estão a impactar muito nas empresas e na complexidade”, refere, acusando o Fisco de ser “muitíssimo pouco humilde”.

“Mesmo a relação que tem muitas vezes com a Ordem. Temos uma boa relação nalguns pontos e noutra uma relação inexistente, precisamente quando entendem que o caminho é aquele e não querem ouvir ninguém”, conclui.